Cómo Cumplir con la Circular 0093 de 2023: Guía Empresarial Paso a Paso

En el entorno empresarial actual, la seguridad y la salud en el trabajo son prioridades ineludibles. La Circular 0093 de 2023, una extensión crucial de la Resolución No. 0312 de 2019, se erige como un marco normativo imprescindible para las empresas que buscan garantizar estándares mínimos en su Sistema de Gestión de SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). Esta guía no solo desglosará los aspectos técnicos de la circular, sino que también proporcionará una pauta integral para que tu empresa cumpla con eficacia.

1. ¿Qué es la Circular 0093 de 2023 y por qué es vital para tu empresa?

La Circular 0093 de 2023 es el siguiente paso lógico en el compromiso del Ministerio del Trabajo con la seguridad laboral. Derivada de la Resolución No. 0312 de 2019, esta circular establece pautas obligatorias para las empresas desde enero de 2020. Su objetivo central es claro: fortalecer los estándares mínimos en el Sistema de Gestión de SST, promoviendo entornos de trabajo más seguros y saludables.

Importancia para las Empresas:

Cumplimiento Normativo: La circular busca que las empresas cumplan con estándares mínimos, asegurando un marco legal robusto.

Prevención de Riesgos:

Al seguir las pautas de la circular, las empresas pueden identificar y mitigar riesgos laborales, contribuyendo a un ambiente de trabajo más seguro.

Fomento de Cultura de Seguridad:

La implementación de las directrices de la circular impulsa la creación de una cultura organizacional centrada en la seguridad y la salud de los empleados.

Comparación con la Circular 082 de 2022:

Para comprender mejor la importancia de la Circular 0093 de 2023, es crucial compararla con su predecesora, la Circular 082 de 2022. Esta última, aunque también orientada a la seguridad laboral, puede haber presentado limitaciones o requerimientos diferentes. Analizar estos cambios proporciona un contexto esencial para adaptarse eficazmente a las nuevas directrices.

2. Proceso de Autoevaluación Paso a Paso

La autoevaluación conforme a la Circular 0093 de 2023 es un componente central para asegurar el cumplimiento efectivo de los estándares mínimos en el Sistema de Gestión de SST. Aquí te guiaremos paso a paso para completar este requisito vital:

2.1.  Paso 1: Comprensión de la Tabla de Valores y Calificación Antes de comenzar la autoevaluación, es fundamental comprender la Tabla de Valores y Calificación de los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de SST. Estos estándares son los pilares sobre los cuales se evaluará tu empresa. Puedes encontrar la tabla en la documentación oficial de la Circular 0093 de 2023.

2.2. Paso 2: Acceso a la Aplicación del Ministerio del Trabajo Ingresa a la aplicación disponible en https://sgrl.mintrabajo.gov.co. Este es el portal oficial para realizar el proceso de autoevaluación. Asegúrate de tener la información necesaria y accede utilizando las credenciales correspondientes.

2.3. Paso 3: Diligenciamiento del Formulario de Evaluación Una vez dentro de la aplicación, procede a diligenciar el formulario de evaluación. Asegúrate de responder de manera precisa y completa cada pregunta, reflejando la realidad de tu empresa en términos de seguridad y salud en el trabajo.

2.4. Paso 4: Revisión y Verificación de la Información Revisa detenidamente la información proporcionada antes de enviarla. Asegúrate de que cada respuesta sea coherente y esté respaldada por la realidad operativa de tu empresa. Este paso de revisión es crucial para evitar posibles errores.

2.5. Paso 5: Envío de la Autoevaluación Una vez que estés seguro de que toda la información es precisa, procede a enviar la autoevaluación. Utiliza los períodos designados, del 18 al 29 de diciembre de 2023 y del 01 de febrero al 29 de marzo de 2024, para completar este proceso.

3. Fechas Importantes de Circular 0093 de 2023 y Plazos para la Autoevaluación

Todas las empresas y entidades destinatarias de la Circular 0093 de 2023 deben cumplir con un calendario específico para registrar la autoevaluación correspondiente al año 2023. Es crucial atender a estos plazos para evitar posibles inconvenientes.

Períodos de Registro:

Entre el 18 y el 29 de diciembre de 2023: Este primer periodo ofrece a las empresas un plazo inicial para completar la autoevaluación. Aprovechar este periodo permite una planificación anticipada y garantiza la presentación oportuna de la información requerida.

Entre el 01 de febrero y el 29 de marzo de 2024: El segundo periodo de registro proporciona una ventana adicional para aquellas empresas que requieren más tiempo o que deseen realizar ajustes antes de la presentación final. Es esencial cumplir con este plazo para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento normativo.

4. ¿Qué hacer si no sé hacer la autoevaluación?

Afrontar la autoevaluación puede ser un desafío para muchas empresas. Si te encuentras en la situación de no saber cómo realizar este proceso, Ítaca está aquí para ofrecerte apoyo. Aquí te presentamos algunas opciones y pautas para superar esta situación:

4.1 Contactar con una Empresa Especializada en SST

Si la autoevaluación parece abrumadora, considera la opción de buscar ayuda externa. Empresas especializadas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) pueden brindarte el apoyo necesario. Ítaca, como experta en servicios de seguridad y salud en el trabajo, ofrece acompañamiento personalizado para guiar a tu empresa a través de este proceso.

4.2 Consultar a un Profesional Idóneo en SST

Si prefieres una solución más específica, buscar la orientación de un profesional idóneo en SST es otra alternativa viable. Los profesionales con experiencia en normativas laborales y SST pueden ofrecer asesoramiento personalizado, asegurando que tu empresa cumpla con los estándares mínimos de manera eficiente.

Consejos Adicionales:

Revisar Recursos Oficiales: Antes de tomar una decisión, revisa los recursos oficiales proporcionados por el Ministerio del Trabajo. Preguntas frecuentes, instructivos y videos detallados pueden aclarar dudas y proporcionar información adicional.

Evaluación de Capacidades Internas: Si decides abordar la autoevaluación internamente, asegúrate de evaluar las capacidades y conocimientos de tu equipo. Proporciona capacitación adicional si es necesario.